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叫停“蛋糕上的奶油”式開會

來源:福貓網       時間:2016-11-03 09:49:59

 

 導 語

如果認定開會是“技術活兒”,我們會發現身邊講開會技術的人少之又少。今天要討論一個重要的技術性問題——到底請誰參會。

 

 

 

  “開會又開會,不開怎么會?小事開大會,大事開小會。有事協調會,沒事通氣會。周前辦公會,月末總結會。上午動員會,下午現場會。督導分析會,廉政教育會。更怕臨時會,還有緊急會。本來有點會,會后卻不會。好事大家追,出事大家推。”雖然出自段子手,但這就是大多數會議管理的真實寫照。

  什么是“開會”?


? 《現代漢語詞典》的解釋是:“若干人聚在一起議事、聯歡、聽報告等。”自然而然,為了集思廣益,開會就成為必要。由此,中國古代開會之目的首先是議事。

 

外國人開會也主要是議事。只是,歐美人把開會當作一個重要課題研究,制定出很多標準化的規則。1689年英國議會就出了手冊《議會》,更出名的是美國退役軍官亨利·馬丁·羅伯特編寫的《議事規則》。

 

 

 

 

  如果認定開會是“技術活兒”,我們會發現身邊講開會技術的人少之又少。比如今天要討論一個重要的技術性問題——到底請誰參會。

 


如果按中國權威的詞語解釋,開會是議事、聯歡、聽報告:聯歡帶有娛樂性,參會者的選擇不特別重要;聽報告顯然是為了接受教育,當然是下級參會,而且只帶耳朵,選擇相對簡單;唯有議事,誰參會,就需要斟酌。

 

       國企里議事性的會議,參會者往往是“副處級以上”“部門副經理以上”之類。筆者把它比喻為“蛋糕上的奶油”式開會,準確說法是“橫向參會者”。如果不加琢磨似乎很正常,或者認為“一向如此”而習以為常。

 

        但是,認真剖析一下這一參會習慣,就能發現它明顯是不合邏輯的,或者說是不合理的。


? 首先,如果開會議事,那么它是哪一類別的事,跟這類事沒有直接關系甚至毫無關聯的崗位,無論級別多高,都參與不了其中的“議”,至少是毫無專業性地摻和,對議事質量沒有幫助,參會價值幾乎為零,至少與其時間成本相比很不合算。

? 其次,如果一個會有太多不同類別的議題要討論,在具體討論某一議題時,就必然有一部分人在陪會,懶散和疲憊就難以避免,而強打精神無異于一種折磨。

? 再次,如果議事的目的是為了決策,決策就是在兩個以上方案中做選擇,關聯度小的崗位選擇的依據只能是直覺或常識,客觀上就失去了決策的科學性和嚴謹性。
 

  情況如此嚴重,卻并未引起切實的重視。就以全球普及率極高的《羅伯特議事規則》而言,2011年12月有相關機構調查后發布了《2011中國城市人群意識調查報告》,《報告》的多組數據顯示在中國大陸的城市人群中知道羅伯特議事規則的人數只有7%,認為中國人開會“很少”或者“幾乎沒有”議事規則的占75%。

 

 

 

 

 

“列寧開會法”對于開會建立了很多規則。列寧在主持人民委員會會議時經常使用以下規則:

 

 

 

? 只請與所討論問題有關的人員出席會議;
? 在向會議提交議題時,必須同時附帶說明材料;
? 禁止遲到,無故遲到半小時罰款5盧布,超過半小時罰款10盧布;
在會議進行過程中禁止私語,與會人員有事只許遞紙條;
? 報告人作報告的時間限制為10分鐘;
? 發言人的發言時間第一次是5分鐘,第二次是3分鐘,發言不得多于兩次;
? 對議題贊成或反對的每次表決只占1分鐘。


回到參會人的問題上,列寧明確規定“只請與討論問題有關的人員出席會議”,這顯然否定了“橫向參會者”的做法。取而代之的必然是“縱向參會者”模式,即就某一議題召集與之相關的崗位開會,與身份級別無關。

 

比如因企業設備管理或設備采購的議事需要開會,參會者為設備管理的副總裁、設備部部長、重點設備車間主任(或設備管理副主任)、所研討設備的使用者(班長和操作手)、該類設備的維護和修理人員,級別低的參會者人數更多一些。

當然,有些議題涉及的崗位非常復雜,也并不需要稍有關聯的崗位都參會,有些是會議決定的執行者則只需要向其通報會議結論就行了,有些相關人員能夠就某些細節發表見解則可以書面征求意見,有些是該會議后的跟進部門則在下一個流程中參與進來(包括另外深入研究的會,比如前述設備采購的決策會后面跟進的是設備預算、采購預談判等)。

總之,不要試圖用一大批關聯度不高的人科學性地分析專業問題,也不可能讓那些除了級別高、其他專業素養都不高的人對任何事都做出英明的決策。

 

       需要說明的是,“縱向參會者”的模式并未考慮“議事”之外的會議形式,比如教育或宣傳性的會、統一思想的會、培訓會等。有很多會僅僅是為了“存在”而開會,以開過會來證明事做了或落實了,不過是避責的形式而已,這就不是此處“技術面”討論的話題了。

 

 

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